時間管理・・・・・To Do リスト


姉妹サイト 「スキマ時間に模型を作ろう!」 は、順調に(ほぼ毎日)更新していますが、こちらの方は何が書きたいのか定まらず放置状態です。

あちら(スキマ時間・・・)は、模型関連のネタに特化しているので、プラモデルを作っているとネタができてしまうのですが・・・

というよりも、ブログ更新のためにプラモを作っているのではないか? と、最近よく思います(笑)

 

 

このブログの前身(2006年9月 ココログ)開設当初は、子育て真っ最中で、親子で、山登りしたり、虫取りしたり・・・

子どもたちも大きくなり、さてこれから何を書こうか?

と、考えているうちに時間が経ってしまいました。

 

 

いつものことですが、反省して更新すべく努力していきます(エイプリールフールだけどホント・・・笑)。

では、「なぜ更新が滞るか?」 と、いうことを考えてみます。

1) 何を書こうか? と、ネタを探しているうちに時間が経ってしまう

2) 他のこと(やるべきこと、やらなくてもいいけどやりたいこと含む)に時間をとられ記事を書く余裕がない

 

私の場合は、この2つが主な原因で、特に 2)の場合は 1)で仕入れたネタが旬を逸してしまい書けなくなってしまう・・・と、いう弊害も出てきます。

 

では、「ブログを書くためには時間配分を上手にしてネタ探しとブログを書く時間を作ればよい!」

と、なるわけですが、ブログネタに関しては、日々アンテナを張りめぐらせて情報収集していくしか方法はありません。

特に、このブログのように 「テーマが何でもあり」 の場合は、読んでいただくためには工夫が必要です。

こちらは、発展途上なので今後どういう工夫をしていくかは自分でも見えていないところもあり、また「スキマ時間・・・」も含めて試行錯誤を繰り返しているので、どういう工夫をしているかはブログの文章から読み取っていただければ幸いです。

 

そして、2)を解決するための時間管理。
スケジュール管理については、ビジネスの手法として若い時から考えて、いくつか試行し下記のことを実践しています。

 

① 月、週、1日の始めにやることを書き出し、いわゆる「To Do リスト」を作る。

② リストの中で重要なことを決め、優先順位の高いものから先に取り掛かる。

③ デッドライン(締切)を前倒し(2日前~1週間前くらい)で決め、確認作業の時間を設ける。

 

 

このTo Do リストについて、思いつくことを書いてみます。

「こんなの既にやっているよ!」って、方が大勢いらっしゃるでしょうし、時間管理の達人で既に成功を収めている方も多いことでしょう。

そういう方には、ここから先は「釈迦に説法」でしょうから読み飛ばしてください。

 

また、これらの手法は、様々なビジネス書や雑誌から方法論を学んでいるのでここでは出典を記載しません。

必要であれば、そのような文献を探してみてください。

 

では、自分なりにうまくいかないときの原因を分析してみますと・・・・・

 

上記①については、うまくいかない理由としてTo Do が多すぎる・・・・・というのがあります。

今の時代、ある仕事では人があぶれているのに、人手不足のところはオーバーワーク。

偏りができるのは仕方がないのですが、そのため思うようには適材適所に人を配置できません。

役割分担できるところは振って、そうでないところは取捨選択していくしかありません。

 

何をやらずに、何をやるか・・・・・

費用対効果の高いものから、とは言うものの人は損得だけでは動かず、どうしても感情、人情などのバイアスが掛かってしまい、立てた優先順位も狂ってしまいます。

結局、ここは割り切るしかありません。

自分の中で、何をやりたいか? や、これをやらなくても周囲への影響が少ない、などの基準をもっておくと良いでしょう。

 

②については、何が重要か? と考えるよりも、「これを行うことによって周囲に影響を与えられることを優先する」と、考えることが本質だと思います。

どうせ 「すべて、できっこない」 のであれば、やることによってある人は助かるけど、その影響がどこまで及ぶのか?と考えると、やっておいた方が良いことは見えてきます。

例えば、「A部長の依頼は、部として緊急だが評価には関係ない」仕事と、「B部長の依頼をこなすとB部長の評価が上がり、さらにはそのおかげで、B部長は近々役員に昇格する」と言った場合は、どちらを優先しますか?

何がどう影響して誰が喜ぶのか? と、言ったことを考えると、A部長の依頼は、所属する部の皆は喜びますが残業が増えて家族に迷惑がかかるかもしれません。

また、B部長の依頼は緊急要件を後回し、または別の人に押し付けているわけですから部の中では必ずしもいい顔をされないかもしれません。しかし、将来的にはB部長に引き上げられて昇給もあり得ます。

総合判断で決めざるを得ないので、どちらが優先か? と言う問題は普段から先を見越して判断する判断力を養っておく必要があります。

とは言うものの、優先順位付けで時間をとられてしまっては本末転倒なのでササっと決めてしまいます。

間違ったと思ったら途中で変更しても良いのです。

私も時々失敗するのですが、雑用から片づけてしまおうと思うと雑用だけで1日が終わってしまうこともあり得るので、すぐにできそうな雑用は優先順位付けから外してしまい、他の人に頼めるものはお願いし、それ以外は重要案件のスキマに片づけていきましょう。

 

そして③、締め切り間際に駆け込みで終わらせる・・・・・やっちゃいけない!

と、思いつつも締め切り日まで時間があるので悠長に構え、取り掛かりが遅くなり結局締切りの最終日に仕上がる。

これが最悪です。

 

特に依頼者がいる場合は、最終日に届けられたものが依頼者の求めるものと違っていた場合はやり直しがききません。

コンペのような場合でも、プレゼンにもっていく前に複数の助言を得た方が効果的なことも多いでしょう。

締切りがある場合には確認作業の時間を設けた方が、結果的には効率がよく、周囲への影響力も出てきます。

最初に締切りを確認し、To Do リストには自分で設定した前倒しの締め切りを記入しておく。

こうすることによって完成度の高い仕事をすることができるのではないでしょうか?

 

 

自戒を込めて、To Do リストについて書いてみました。

今日から社会人という方もいらっしゃると思います。

初めは指示されたとおりに動いていれば問題ありませんが、自分で仕事を組み立てるようになるとそうも言っていられません。

まずは、自分でできそうなことから初めて、徐々にいろいろなビジネス手法を試してみてください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Masaki

ようこそ、走るムシ屋のブログへ! ムシ好き、模型好き、ロック好き、そして体を動かすことが大好きな、管理人のまさきです。 子どもの頃からの趣味を追い続け、これからも追い求めていくことでしょう!たぶん・・・

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